¿Cómo formar un equipo eficiente de trabajo a distancia?

Todo proyecto necesita varias especialidades para ejecutarse y lograr verlo cristalizado, para lo cual es imprescindible poder formar un equipo multidisciplinario que pueda llevar a cabo su función y complementarse efectivamente. Ante la realidad de que nadie es especialista en todo, se hace necesario integrar buenos profesionales, los cuales muchas veces no están físicamente cerca para reunirse, planificar y trabajar. Para estos casos donde no es posible integrar un equipo de trabajo presencial, es ideal la posibilidad de formarlos a distancia a través de los teletrabajos ¿Cómo lograrlo? Aquí te decimos cómo:

¿Qué perfiles necesitas en tu equipo de trabajo?

Actualmente gracias a la tecnología y a la posibilidad de cada día mejorar las condiciones de comunicación, podríamos decir que casi cualquier oficio que se haría desde una oficina puede ser realizado a distancia, sin embargo hay algunos donde se facilita esta posibilidad, como es el caso de: Arquitectos, Especialistas en Organización y Métodos, Contadores, Redactores, Community Manager, Programadores, Ingenieros Informáticos, entre otros. Ante esta amplia gama de oficios debes determinar qué tipo de profesional necesitas para integrar tu equipo de trabajo. En algunos casos pueden ser posible las reuniones presenciales periódicas, en otros casos la comunicación tiene que ser exclusivamente online, sin que esto tenga que ver necesariamente con una disminución de la calidad del trabajo.

Consejos para formar un equipo de trabajo de calidad.

1 – ¿Autonomía?

Si tu proyecto forma parte de un emprendimiento personal, puedes primeramente definir si quieres socios o enlazarte a profesionales a los que pagues solamente por sus servicios el tiempo en el que los requieras, en este sentido debes establecer principalmente qué profesionales necesitas, sin necesariamente establecer una dependencia laboral. Recuerda que tu principal objetivo es ver el proyecto materializado, procurando beneficiar de la mejor forma posible la manera en la que se alcanzarán los objetivos.

2- ¿Cómo nos comunicamos?

Es imprescindible tener al menos dos canales de comunicación o plataformas que puedan permitir haya un intercambio de ideas apropiado en los momentos que se requiera. Uno de los errores que se puede cometer en este punto es el de pensar que el uso de toda plataforma es bueno y lamentablemente ese pensamiento puede llevar a tener desorden en la comunicación, por lo cual lo ideal es tener un medio de comunicación principal con estas características:

  • Una plataforma virtual que permita la conexión a través chat, video llamadas e intercambio de archivos. Ideal si tiene una aplicación para teléfonos móviles.
  • Ten una alternativa en el caso de que la primera opción falle por alguna razón.

3- ¿Es útil asignar “tareas urgentes”?

Por supuesto que en el equipo de trabajo habrá muchas cosas que desarrollar y que serán asignadas, en este caso es importante buscar la forma de que cada actividad sea realizada sin fijarte en si es urgente o puede esperar. Esto trae como consecuencia que muchas veces una tarea es asignada y se indica que sea dejada a la mitad porque surgió otra más urgente, en estos casos lo más probable es que se terminará haciendo lo urgente y lo demás irá quedando obviado. Es por ello que se debe seguir este patrón:

  • Planificar qué actividades se van a hacer y asignarlas.
  • Ejecutar la tarea que se ha pedido.
  • Verificar el resultado de la asignación, mejorar o corregir según los resultados.
  • Y nuevamente empezar el ciclo.

Entonces, lo mejor es pensar que cada tarea es importante, sin asignarle calificativos.

4- ¿Cómo hacer el seguimiento?

Una de las principales amenazas que tiene la formación de un equipo de trabajo a distancia es la tentación de estar supervisando si la persona que está ejecutando el teletrabajo está cumpliendo con su función en el tiempo y horas establecidas para hacerlo, labor que puede ser muy desgastante para el que supervisa, mucho más si esa supervisión incluye el levantamiento de informes. Por lo tanto, en estos casos más que buscar el trabajador a distancia cumpla con el horario establecido, se debe tener presente principalmente es la búsqueda de resultados. Esto conlleva a que sea mejor pagar por resultados que por horas. En la web gestionalfacil.com está la declaración de Juan Méndez, fundador de Franelas JM, quien afirma que “uno no puede convertirse en la niñera de los empleados a distancia”.

5-  ¿Cada cuánto tiempo reunirnos?

No se debe abusar de las reuniones ni en cuanto a su periodicidad, ni por supuesto que en la duración de estas reuniones que se realizarán online. Por lo tanto, debes considerar:

  • Agenda los puntos a tratar y no te salgas de ellos, para eso debes haber pensado bien dichos puntos y no dejar nada por fuera que sea importante.
  • Proveer el material que necesitas para la toma de decisiones. Si vas a hacer algún nuevo planteamiento suministra previamente el material de apoyo.
  • Dentro de la plataforma de comunicación que estés usando procura guardar toda la información que sea necesaria consultar constantemente.
  • Al finalizar la reunión recuerda asignar las tareas y lapsos de entrega.

6- ¿Y si alguien me falla?

Como buen coordinador de proyectos hay que adelantarse a lo que pueda suceder, en este caso debes pensar qué hacer si alguno de los integrantes del proyecto por alguna razón no puede hacer la tarea que se le encomendó. Para ello debes contar con un banco de datos de perfiles de personas que pudiesen sustituirlo o si dentro del mismo equipo se pueden repartir de forma temporal o definitiva las actividades que quedan pendientes.

7- ¡Comunicación fluida!

La base de un buen equipo de trabajo estará constituida principalmente por la buena comunicación, trata de que las órdenes no se vean como imposiciones, sino que sean producto de acuerdos. La voz de todos los integrantes del equipo de trabajo debe escucharse y considerarse como importante. La columna vertebral de un proyecto es el equipo, un equipo bien constituido por profesionales eficientes, con las herramientas necesarias para su funcionamiento y con buena comunicación, sin duda alguna que estará destinado al éxito.


NOTA: Nosotros no ofrecemos empleo ni ayudamos a conseguir uno. Somos una página informativa y de formación. Si quieres capacitarte para aumentar tus probabilidades de encontrar un teletrabajo, consulta las opciones del menú superior.
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