7 reglas infalibles para redactar emails profesionales a tus clientes

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Trabajar desde casa implica disciplina, organización y manejo de una agenda dirigida por el calendario, pero también requiere que asumamos responsabilidades que antes eran del jefe.

Ahora, eres la imagen del negocio, la casa es tu oficina, y una de las formas más rápidas de demostrar a los clientes lo profesional que eres como teletrabajar, es saber redactar correos empresariales.

Debemos considerar que la comunicación por email se ha vuelto una herramienta trabajo importante, por lo que debes estar atento con lo que sí y no es correcto al escribir un email empresarial.

Aquí te damos 7 reglas de etiqueta y protocolo recomendadas para redactar un correo excepcional, según las referencias del portal marketingdirecto.com

1. Nunca olvides la cortesía

De acuerdo con un estudio publicado en la página de marketing norteamericana ragan.com, las normas de cortesía son indispensables en cada email que envíes, sea formal o informal.

Lo más recomendable es usar frases como: “por favor” y “gracias”, siempre que sea necesario.

2. Alerta con la ortografía y la puntuación

Si llegaras a enviar un correo carente de buena ortografía y puntuación, denotarás tu falta de profesionalismo.

Además, si eres de los que escribe todo en mayúsculas para evitar que se vean los errores, confundirás al receptor del mensaje.

Revisa hasta tres veces lo que escribes y léelo en voz alta, eso te ayudará a saber si hay una falla en el texto.

3. Evita usar fondos personalizados, letras de colores y emoticonos

Si tu objetivo es que los clientes tengan confianza en lo profesional que eres, ni pienses en usar letras de colores ni emoticonos de risas o guiño para tratar de impresionarlos.

Los especialistas en etiqueta coinciden en que lejos de gustar, dejan una mala imagen de ti y tu trabajo.

Esto también puede hacer pensar al destinatario que le has jugado una broma o intentas ser sarcástico, depende del mensaje que envíes. Lo mejor es redactar un correo de puro texto.

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4. Escribe un asunto claro y conciso como si fuera un titular

Tus clientes ignorarán tus correos si el asunto no es suficientemente llamativo para hacerlos pensar en que deben leer esa información.

Procura ir al grano en la descripción del asunto del correo y evitarás indiferencias de parte de tus clientes.

5. Comprueba dos veces o más la dirección de los destinatarios y los archivos adjuntos

Nadie escapa de cometer errores y en un correo formal es muy cortante que tus clientes revisen la información incorrecta.

Para que esto no te ocurra, siempre revisa las direcciones de correo a enviar la información y que los archivos adjuntos sean los correspondientes.

Recuerda que está en juego tu reputación como teletrabajador profesional, más si es un cliente con el desarrollas un proyecto grande.

Cuidar lo que comunicas hace que tus clientes te respeten y valoren tu trabajo.

6. Responde rápido y a todas las preguntas

Tal vez no te has dado cuenta, pero si has estado en un grupo de correos, habrás sentido molestia cuando piden la respuesta de alguien y la envía por la opción “responder a todos”.

Al hacer esto rebotan información a quienes no les interesa saber la respuesta. Si te pasa con un cliente, imagina el fastidio que le dará volver a leer un email tuyo. ¡Ojo de águila!

proactivo y responde rápido, sí, pero a quien debes hacerlo y de la manera más clara que puedas. Lo recomendable es responder dentro de un lapso 24 horas después de haber leído el email.

7. Por ningún motivo envíes un correo enfadado o en pleno conflicto laboral

Es muy probable que luego sientas arrepentimiento y culpa innecesarias por lo que has escrito.

Y si estás en conflicto con la persona a quien le vas a enviar el correo, lo mejor es usar los canales directos: el teléfono, la sala de juntas (en caso de estar en oficina, o espacios coworking), o un café.

El punto es que no uses el email para esconderte del conflicto, apela al diálogo y resguarda tu profesionalismo.

Como dato adicional, sugerimos que uses las copias de correos cuando sean grupos de más de cinco personas.

Respeta el tiempo del destinatario preguntándole en qué forma quiere revisar el archivo adjunto, y sobre todo, nunca tengas miedo de tomar el teléfono y conversar con tus clientes, de ser necesario.

Los teletrabajadores se caracterizan por mantener comunicación con nuestros clientes por Skype, una excelente herramientas para disertar, enviar archivos y ponerse al día. Pero, no está de más tener en cuenta la redacción de un buen email.

Otras recomendaciones de etiqueta para emails

Según Gilda Torres de siempremujer.com, existe una autorregulación a la que se han adaptado las empresas para redactar un correo formal.

  • Tipo de letra:

Evita los colores en las letras. Debe ser en negro y el tamaño 12 es lo recomendado.

  • Fuente

Se recomienda Arial, Time New Roman o Calibri.

  • Encabezado del correo

Si no es alguien de la compañía, comienza; “Estimado Señor/Señora”. Si es alguien conocido y tienes confianza, “Querido/Querida “.

  • Despedida o Final

Para finalizar un correo, estas son las firmas que se consideran profesionales: “Sinceramente, Cordialmente, Muchas gracias”.

Cualquiera que escojas debe estar seguida de tu nombre completo, cargo en la empresa y cualquier otro dato que facilite la identificación a tu cliente.

Es importante aplicar las normas y estos son algunos parámetros que nos ofrecen especialistas en redactar emails objetivos y con mucha formalidad.

La idea es que a partir de este momento empieces a redactar correos profesionales, porque el que trabajes desde casa no quiere decir que lo harás de manera informal.

Aplica estas recomendaciones y demuestra a tus clientes que eres un profesional en tu área.

No te vayas sin contarnos, ¿qué te han parecido estás reglas? ¿Sueles guiarte por un protocolo para escribir tus correos? Te Leemos.

Fuente: marketingdirecto.comsiempremujer.com, ragan.com


NOTA: Nosotros no ofrecemos empleo ni ayudamos a conseguir uno. Somos una página informativa y de formación. Si quieres capacitarte para aumentar tus probabilidades de encontrar un teletrabajo, consulta las opciones del menú superior.


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