5 herramientas que permiten organizar el trabajo a distancia.

Trabajar a distancia tienes sus pros y sus contras; sin embargo con la ayuda de ciertas herramientas podrás hacer que el trabajo sea más eficiente. El crecimiento de la era tecnológica hace que cada vez más surjan elementos que faciliten este tipo de trabajo virtual, entre ellas destacan las que permiten la organización del trabajo.

Aunque la modalidad de trabajar a distancia no es factible para todos los profesionales, laborar de esta forma tiene un incremento en la productividad de los trabajadores. Además, es una forma de mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, ya que reduce el tiempo que una persona invierte en el traslado hacia su oficina, logrando invertir este tiempo con su grupo familiar.

1.- Google Docs

Una de las herramientas para trabajar a distancia es Google Docs. Todas las personas pueden tener un correo Gmail que les permita mantenerse comunicados, a través de esta plataforma se puede acceder al Drive y montar todos los documentos que se necesiten para organizar y llevar adelante un proyecto.

La principal ventaja de esta herramienta es que muchas personas pueden compartir el enlace a través de la nube y tener acceso. Los procesadores de textos, plantillas y presentaciones estarán en línea para compartirlo con los usuarios e incluso existe la posibilidad de que los participantes puedan comunicarse a través del chat.

Sin embargo, de acuerdo al formato del documento pueden existir ciertas limitaciones de acuerdo a la versión del equipo, tiene algunos límites para formato de texto, imágenes y hojas de cálculo y también debes tener en cuenta dónde abres tu sesión y si lo dejas abierto podrás dejarlo accesible a todas las personas.

2.- Trello

Para la gestión de actividades, entre diferentes colaboradores, se utiliza la aplicación de Trello. Dentro de sus beneficios se encuentra que una sola actividad puede ser dividida entre diferentes colaboradores, asignándoles prioridades, subtareas, comentarios, descripciones, enlaces, entre otros aspectos adicionales.

Dentro de su organización, puedes asignar tableros y listas y clasificarlas en tres procesos fundamentales: tareas, en proceso y terminadas. De igual forma, es útil para organizar un calendario de contenido para redes sociales, blog, programa de publicidad o grupos de Facebook.

No tendrás que hacer pago alguno porque la app es gratuita. Además, con las diferentes actualizaciones encontrarás diferentes soportes para las actividades que desees hacer. Si no sabes cómo empezar a utilizarlo, puedes conseguir en la web tutoriales que explican paso a paso qué es lo que debe hacer.

Parte de los aspectos que debes tener en cuenta es que no podrás hacer ciclos de tareas o actividades repetitivas. Por tanto, no podrás programar actividades que comiencen un día en específico o por cada mes.

3.- Hightrack

Si lo que quieres medir es tu productividad personal, haz uso de esta herramienta que será fundamental para mantener la eficiencia desde la comodidad de la casa. En la aplicación encontrarás que existe un calendario para la planificación de acciones, podrás visualizar tus asignaciones y correos electrónicos.

Este gestor destaca porque tienes posibilidades de crear listas de tareas. Con ella, podrás crear una bandeja de entrada personalizada. Una con tareas sin clasificar y otro listado para las actividades que estás llevando a cabo.

También podrás marcar aquellas actividades que consideres favoritas. También podrás contar con asignaciones programadas o si están culminadas, con aquellas completadas. La novedad es que cuenta con su propio calendario para agendar los compromisos que puedas tener en un día en concreto.

Después de haber transcurrido un tiempo, usuarios han encontrado que al tener un gran volumen de datos se dificulta la toma de decisiones acerca de qué tarea debes gestionar primero. Cada tarea es denominada un track y puedes gestionarlos tanto en la computadora como en el móvil, únicamente hay que descargar la aplicación.

Si quieres incrementar la potencia de la herramienta, tendrás disponible una versión Premium que te ayudará a crear tracks más personalizados y con más opciones de sincronizar el calendario.

4.- Seacloud

Esta solución online te permitirá funcionar como un espacio para organizar documentos y tareas diarias, mediante el uso de una sencilla configuración. Podrás tener acceso a una cuenta gratuita de 5GB al mes o dos cuentas de pago con un límite de 100GB y 500GB, respectivamente. Pero, si eres un equipo pequeño podrás contar con una versión gratuita y podrás apoyarte en los servicios que ofrecen otras aplicaciones.

Esta herramienta tiene la capacidad de utilizarse de manera personal o podrás compartirla con un grupo de usuarios, adicionando a los miembros del equipo que deseas contactar. También podrás contar con una herramienta de comunicación, ya que podrás enviar mensajes con ocasión de incluir archivos. Básicamente, el espacio funciona a través de la web y puede usarse en las distintas plataformas disponibles.

5.- Asana

Compartir, organizar y asignar tareas son unas de las grandes ventajas que te ofrece Asana. La aplicación es sencilla de utilizar y es catalogada como una de las mejores herramientas para gestionar tareas.

Tiene planes y precios de acuerdo a las necesidades de los usuarios, entre ellos se encuentra la versión gratuita que te permite trabajar con un máximo de 15 participantes y mediante un escritorio básico podrás tener tareas, conversaciones y proyectos de manera ilimitada.

Además, está la versión Premium que tiene diferentes planes de pago. Se incluyen las opciones anteriores y se le añade la capacidad de privacidad de equipos y proyectos, invitar a usuarios de manera ilimitada, posibilidades de exportar la información, procesos de autenticación avanzada y  administración centralizada.

Empleando las herramientas adecuadas, el trabajo desde casa es una gran oportunidad no sólo para los asistentes virtuales sino se convierte en una oportunidad para reducir el impacto negativo del consumo de la energía eléctrica sobre el medio ambiente.

Cada vez más son los empleados y las empresas los que se han sumado a esta modalidad que flexibiliza los horarios y mejora el compromiso de los individuos con la empresa en donde laboran.


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